大人の発達障害者の挑戦日記

30代後半で成人発達障害者となった私の日記

Excelに挑戦(基礎)20:並べ替え


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こんにちは。エイキチです。

最近、Office 365のExcelを使っています。今回は並べ替えという機能を使ってみました。

データベース機能

Excelには「並べ替え」という機能があるのですが、手元にある参考書によるとこれはデータベース機能というようです。データベースというのは、データをまとめたものをいうそうですが、ここでは細かいことは気にせず、表が次のようになっていれば良いと考えます。

  • 1行目は列の見出し
  • 2行目からはデータ

例えば、次のような表です。

番号 名前 数学 英語 国語
1 名前01 50 40 30
2 名前02 51 41 31
3 名前03 52 42 32
4 名前04 53 43 33
5 名前05 54 44 34

1行目は列に対する見出しになっています。2行目からデータが並んでます。縦がフィールド、横がレコードと呼ばれるようです。

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上記の表は次のような構成になっているのが特徴です。

  • フィールドは番号、名前、数学、英語、国語
  • 5つのレコードがある

大抵の場合、一番左のフィールドは番号とかIDというものを使うようです。番号に対応して、レコードがひとつあるという使い方が良いみたいです。

「並べ替えとフィルター」グループ

リボンの「データ」タブに「並べ替えとフィルター」グループがあります。

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今回はこのグループの並べ替えに関するボタンを使ってみました。

昇順と降順ボタン

一番左上に下向き矢印のボタンがあります。AからZに並べる雰囲気を持っています。

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これは「昇順」ボタンです。

動作を見やすくするため、以下の表でこのボタンを使ってみます。

番号 名前 点数
1 b 20
2 c 21
3 a 22

名前と入力されているセルをアクティブにして、「昇順」ボタンをクリックすると、次のように並び変わります。

番号 名前 点数
3 a 22
1 b 20
2 c 21

名前のフィールドがアルファベット順に並び変わりました。特に注目してほしいのはレコードを保って並び変わっている点です。3つのレコードを並べ替えるということをExcelが表を認識してやってくれているのです。

f:id:otona-hattatsushougai-challenge:20181030214925p:plain

「昇順」ボタンの下には降順ボタンがあります。これは昇順の逆の動きをします。

名前と入力されているセルをアクティブにして、「降順」ボタンをクリックすると、次のように並び変わります。

番号 名前 点数
2 c 21
1 b 20
3 a 22

上からc, b, aの順になりました。

並べ替えボタン

「並べ替えとフィルター」グループには「並べ替え」ボタンがあります。「昇順」ボタンと「降順」ボタンの隣にあります。

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このボタンの機能を見るために、次の表を使うことにします。

番号 名前 数学 国語
1 a 23 10
2 b 24 31
3 c 24 30
4 d 22 21
5 e 22 20

数学21点が二人います。国語はbさんの方が31点で高いです。この表を次のルールで並べ替えたいとします。

  1. 数学の点数の低い順に並べ替える
  2. もし数学の点数が同じなら、そのようなレコード全体で国語の点数の低い順にする

これを「並べ替え」ボタンで実行することが出来ます。まず、表の一か所どこでも良いのでアクティブにします。次に「並べ替え」ボタンをクリックします。

クリックすると、ダイアログが出てきます。表の範囲はExcelが自動で認識してくれます。

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「最優先されるキー」は「数学」を選択し、「順序」を「小さい順」に設定します。左上の方に「レベルの追加」ボタンがあるので、クリックします。「次に優先されるキー」という項目が追加されるので、「国語」を選択し、「順序」を「小さい順」に設定します。

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最後に「OK」ボタンをクリックします。

次のように表が並び変わります。

番号 名前 数学 国語
5 e 22 20
4 d 22 21
1 a 23 10
3 c 24 30
2 b 24 31

数学の点数が同じであるeさん、dさんは国語の点数の低い順になっています。cさんbさんも同様です。

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優先するキーをいくつも追加できるのは便利です。

最後に一言

レコードの概念が大事だと思います。